必要な準備を洗い出そう
イベントを成功させるうえで最初に行うべきことは、当日のイメージを言葉にして整理し、具体的な計画に落とし込むことです。
計画が決まれば、必要な準備が自然と見えてきます。
たとえば「物販イベント」なら、商品を並べるテーブル、在庫を置くスペース、会計用の備品や導線の確保が欠かせません。
「説明会」なら、参加者が話を聞きやすい座席配置、資料配布の流れ、受付の動き方を考える必要があります。
「音楽イベント」では、音響設備や照明、ステージ周りの安全対策まで含めて準備しなければなりません。
このように、イベント内容が違えば必要なアイテムも作業内容も変わります。
だからこそ、最初に計画を固めることが重要です。
次に考えたいのが備品の調達方法です。
すべてを購入すると費用が膨らみ、保管場所の確保も必要になります。
そこで有効なのがレンタルです。
レンタルを使えば、必要な時期だけ備品を揃えられ、使い終われば返却するだけで済みます。
準備の負担を減らしながら、品質の良い備品を用意できる点もメリットです。
ただしレンタルを利用する場合は、最初から一社に決めず、複数の業者を比較してください。
料金の違いだけでなく、取り扱い品の種類、在庫の有無、配送や設置の対応範囲、返却方法なども含めて比べることで、条件に合う業者を選べます。
比較には時間が必要なので、計画が固まり次第、早めに業者探しを始めましょう。
直前になると選択肢が減り、焦って契約してしまう原因になります。
当日の準備では、ステージ設営や備品の配置など、作業が一気に増えます。
このとき大切なのは、来場者が安全に動けるよう、動線を邪魔しない配置を意識することです。
イベントが終了したら、次は撤去作業に移ります。
撤去は素早さが求められますが、備品を傷つけないよう丁寧に扱うことも欠かせません。
事前に撤去の手順と役割分担を決めておけば、短時間で片付けられ、トラブルも防ぎやすくなります。
